Gestione corretta e puntuale: se manca, non c’è legalità

Legalità e il presupposto di una azione pubblica, di ogni azione.. Legalità è un concetto cui è naturale, ma è anche dovuta l’adesione incondizionata di ogni funzionario pubblico, come di ogni pubblico rappresentate eletto. Fin qui  siamo all’adesione ideale verso un valore basilare del vivere civile, del patto sociale.

Entro la pubblica amministrazione il principio di legalità è valore assoluto su cui non si può transigere in alcun modo, per gli effetti sulla società inevitabilmente seguono a una pubblica amministrazione che dovesse manifestare comportamenti estranei alla legalità. Vediamo, subiamo ogni giorno le conseguenze di una legalità quotidianamente violata, perfino irrisa.

La legalità però non è una condizione automatica. In una struttura qualsiasi, a maggior ragione se pubblica, l’insieme delle norme e procedure deve aver cura di mettere a punto e far funzionare meccanismi che tutelano da decisioni potenzialmente lesive di un agire entro la legalità. Questo in senso generale; entriamo ora nel concreto, esemplare, che consente di capire, la questione.

Prendiamo in esame una questione che può sembrare minore: la gestione dei documenti, la loro conservazione,  la procedura che garantisca la corretta gestione e conservazione.  Possiamo immaginare cosa può succedere se i documenti pubblici (tutti, sia quelli soggetti a pubblicazione che ogni altro), succede che  non si trovino più, che possano sparire, che qualcuno possa asportarli senza lasciare traccia.

Se questo può succedere,  l’agire legale si presta a debolezze: c’è chi può avere interesse a far sparire un documento che non consente un determinato utilizzo di una terreno. Chi viceversa fa sparire un documento che determina un diritto a tizio, togliendolo. Chi ha bisogno che un documento non si trovi perché attesta una responsabilità, in una decisione assunta, in uno scritto, ecc. le fattispecie sono infinite.

Ci è già capitato di dover assistere a una situazione imbarazzante perché alcuni documenti, in possesso di un Cittadino, non erano rintracciabili dalle prime ricerche in amministrazione. Che nel caso non si è riscontrata una raccolta per atto, con tutti i documenti annessi; non era chiaro chi avesse la responsabilità generale della tutela e dell’integrità dei documenti.

Ognuno può capire che se si istituisce un responsabile unico della conservazione dei documenti, dotato di tutti gli strumenti per averne la gestione sicura, responsabile unico della concessione in visione e del rilascio, richiedendo ogni volta la firma di chi fa la richiesta, la situazione è sotto controllo. Se qualcosa non si trova, il responsabile è lui.

Oggi poi tutti i documenti dovrebbero essere collazionati informaticamente secondo un programma organico che ne consenta la ricerca certa e immediata, su supporto non modificabile, con enne copie, in enne luoghi  che garantiscano da danni, disastri, incendi o altro. Quale sia la situazione oggi nel nostro comune non è dato sapere, ma sarebbe importante che i Cittadini fossero informati in materia.

Tanto più che ci giungono segnalazioni del ripetersi di documenti che non si rintracciano (o di cui si dice che non si riesce a rintracciarli). Ecco, forse adesso può essere chiaro quanto sia importante la piccola funzione dell’archivio dei documenti della nostra amministrazione. Bisognerà metterci mano perché questa garanzia assoluta sia garantita. Anche questa è trasparenza…

TRASPARENZA E’ CONTROLLO PUBBLICO E SOCIALE

CONTROLLO E’ DIRITTO DEI CITTADINI

TRASPARENZA GENERA MENO SPESE

LEGALITA’ E’ TRASPARENZA

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